忙于填表沒空科研，精打細算當起會計
科學家需要填那么多表嗎?
記者 劉詩瑤
2015年12月27日 來源：人民網-人民日報
原標題：科學家需要填那么多表嗎？（關注·拆掉創新發展的籬笆③）
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今年7月，李克強總理在國家科技戰略座談會上曾談道：“我聽一些科技人員反映，因為許多繁瑣規章，他們大量時間沒法待在實驗室，而是用來搞‘內政外交’。每年填寫各種表格就會浪費不少精力。”
那么，科學家需要填什么表？填表占了他們多少時間？
填寫年度總結和結題報告，小課題需花一個月，大的項目恐怕要耗費兩個月
年底本是研究成果收官、科學家高興的時候，某國立研究院的周明研究員卻在為“填表”發愁。“我主持多個國家研究課題，需要向相關部門提交至少3份項目執行報告。小課題需花費一個月來填寫，大的項目恐怕要耗費兩個月。”
周明所填的“表”，是指科研項目的年度總結或結題報告。以時長5年的科研項目為例，除了申請課題時需提交大量表格，獲批實施后的第一、二、三、四年底，都要提交年度總結。等到第五年項目驗收時，再提交結題報告。他告訴記者，一份完整的報告約40—50頁，承擔的項目越多，需要提交的表格就越多，而且都集中在年底，真有點不堪重負。
除了自己主持的項目，周明還要填寫參與其他主持人名下項目的總結。此外，他還要填寫科技部各個下屬事業單位發來的“成果調查統計表”——他們要用來調查科技成果的投資效益和作統計分析。“這種表格特別多，內容與項目總結通常重疊，但格式很不一樣，每次都得重填一遍。”
“填表”并非只是簡單地動動筆或敲敲鍵盤，首先要準備詳實具體的資料。“如果項目涉及多個單位，還要提前告知對方整理、上報數據。他們通常要花幾周時間準備，這期間我要反復催促、耐心等待。”
數據齊備后，周明開始一項項填。據他介紹，總結報告要求填寫項目執行期間發表過的所有論文，不能只填數目和名稱，要把論文的完整電子版掃描上去。有的電子表格不允許直接復制文檔的內容，需要填表人點擊下拉菜單選項，一個字一個字地輸入。
除了填寫表格，周明團隊還要在年終匯報會上用幻燈片的形式，向評委們匯報科研進展和成果。“評委們要求很高，制作幻燈片要動很多腦筋，花很多心思。”周明無奈地說，“年終匯報會的籌備工作也由項目組承擔，預訂會議室、準備茶水……年底項目組都在‘辦會’，很難有心思搞科研。”
據周明大致估算，填寫年度總結和結題報告在一年當中大約要占近20%的工作時間——這還不包括年初的項目申請。“填寫項目申請表占的時間比年度總結還要多一些。一般而言，越能干的科研人員課題越多，填表就越多，真正做科研的時間反而少了。”
在高校教學、科研一肩挑的科研人員，到年底填的表就更多了。南方某高校的年輕教授林風告訴記者，除了項目總結報告、年度工作考核，還有一堆與教學相關的表格。“教學日歷、學期成績、試卷分析……要填的表格五花八門，讓人大費周章。青年教師如果想評獎、評職稱，要填的表格就更多了。”
為了報銷科研經費，科研人員要精打細算，三天兩頭看財務報表，快變成專業會計了
潘玲是一位環境學專家，讓她特別為難的，是與項目經費相關的財務報表。
“除了申請時要開動腦筋填寫經費預算，項目結題時還要提交財務報告。要算清項目幾年的花費，需要把各個參與單位的票據和賬務集中起來，分門別類地加以整理，匯總后請科技部認可的審計公司出具審計報告。整理準備各項財務支出清單大概需要3個月，因為根據規定，每一筆錢都要有相應票據說明用項——光整理各個參與單位的賬目就要兩周時間。”
更讓潘玲備感撓頭的，是她對財務報表“不會填”和“不敢填”。
說到“不會填”，潘玲說自己很長一段時間分不清“差旅費”和“交通費”到底有啥區別，曾因為填錯賬目類別，多次被財務處“打回來”返工。“‘不敢填’，是因為每筆錢都要跟申請項目時的預算明細對號入座，如果對不上，就容易‘犯錯誤’。我最近每天都要看財務報表，簡直成專業會計了！”她苦笑著說。
據潘玲介紹，由于從2006年開始加強了財務審計，研究項目的財務類表格增加了很多，而且要求項目開銷全部“按預算完成”，有的項目甚至不允許超支一分錢。為此，負責項目的科研人員需要三天兩頭看報表，生怕花錯、花超了。
潘玲告訴記者，她的一位同事在申報項目時本已做好差旅費預算，但到出差的時候科研任務有變化，更改了行程，導致實際花銷和預算不一致，結果大費周折。“更讓人哭笑不得的是，前幾年沒有高鐵、火車票便宜，現在有了高鐵，票價比以前貴，差旅費就很容易超標。但差旅預算是幾年前填的，不能更改，要更改的話就得打報告請示領導，一來一去又浪費了很多時間。”
“如果預算做得精確還好，如果不夠精確，出了問題就屬于‘亂做預算’。比如實驗材料費預算20萬元，結題時如果才花了15萬元，那你就有‘套用國家經費’的嫌疑”，據潘玲透露，有一些科研人員被迫在賬目上作假，真的是為了結題時過財務報銷關。“科學研究存在許多不確定性，計劃沒有變化快是常有的事。有結余，批評你多做預算；沒結余，懷疑你濫用經費——這讓人心里憋屈。”
“連買根試管都要填一堆單子！”據周明介紹，國內的科研人員采購實驗用品，如果金額高，就需跟公司簽合同，開出清單后，去財務拿支票；拿支票要寫申請；借款要開發票，報銷完了還要平賬——每個環節都很啰嗦。“更麻煩的是，每個環節都需要各級領導簽字，領導不在就要干等著，無形中又增加了時間成本。”
建議取消一些無意義的報表，完善相關設計，建立信息公共平臺，減少重復勞動
科研人員費心費力填了這么多表格，到底有多少用處？
“填表的初衷可能是好的，有些表格也確有必要。”周明說，比如財務報表，管理部門把它作為一種管理手段，通過查看報表了解項目的進展，檢查監督經費的使用情況，希望能借此防止學術造假、杜絕貪污腐敗。“但有些表格純粹是走形式，甚至是管理者為了顯示自己的存在。”
“我國的研究員、副研究員和教授、副教授加起來有數百萬，每年總共要填多少表啊？管理者看得過來嗎？”林風說，“我覺得交上去的表格基本沒人看。每個項目總結都摞得跟小山一樣高，管理者哪里看得過來？”
受訪者建議，取消一些無意義的報表。高校院所和上級管理部門應認真聽取科學家的意見，真正尊重科研規律，本著為科學家服務的理念，盡量減少科學家填表的時間。“就說旨在檢查科研進展的項目年度考核吧，這種考核并不符合科學研究的實際情況。”林風說，科學研究不是按照計劃的線路去旅行、今年到哪兒明年到哪兒，而是對未知世界的探索，研究者自己都不知道哪條路走得通、何時能到終點。“在這種情況下要求研究者填寫所謂的年度進展，不是很滑稽嗎？”
科學設計表格。“對于一些必填的表格，完全可以設計得更科學、更合理。”潘玲說，比如申請項目時的財務預算，應當根據科研活動的規律和不同領域的具體特點，設計得更靈活一些。“科研的最大特點是不確定性，對于未來幾年的科研進展和具體花費，科學家哪能預測得分毫不差？相關部門在安排項目預算時，可以根據以往的經驗，設定一個大致的比例，比如差旅費、交通費、儀器費大致各占多大比例，實際研究中只要不超出這個比例就行了。如果規定得太死太細，就會阻礙科研活動的正常進展，甚至會逼著科學家為報銷做假賬。”
利用科技手段建立信息公共平臺，減少重復勞動。林風建議，科學研究幾乎涉及每一個政府部門，目前科研經費又是多頭管理，多數科研人員需要向不同的部門申請經費，而每次申請都需要重復填寫個人的科研基本情況、發表論文情況等。“如果搭建一個全國性的信息平臺，把科研人員的基本情況都錄入進去，他們申報課題時的基本信息可以自動生成或自動調取，就會節省很多時間。”他同時建議，目前實行的科技報告制度，可以參照項目結題報告，而不是像現在這樣單搞一套制式，讓科研人員勞神費力地重復填寫。
受訪者盼望，管理者能認真傾聽一線科研人員的呼聲，不要再讓科研人員把寶貴的時間過多浪費在填表上。
（文中采訪對象均為化名。）
